商談の議事録をAIでまとめる｜保険募集人が、渡す前に決めておく3つのこと

議事録をAIに渡すと、何が返ってくるか

結論：面談の議事録やメモをAIに渡すと、4つに整理してもらえます。「決まったこと」「次回確かめること」「次の行動（だれが・いつまでに）」「お礼の文面の下書き」です。面談のあとの整理は、毎回の形がほぼ決まっていて、材料（自分のメモ）が手元にあり、できあがりを自分で確かめられる仕事です。だから、AIに任せやすいのです。浮いた時間は、次のお客様の準備や、お客様と話す時間に回せます。

たとえば、架空のお客様との面談のメモを渡すと、次のように返ってきます。

AIが返す整理の例（架空の面談）

面談のメモ

記号に置き換えたもの

AI4つに整理

決まったこと

次回は、教育資金の準備について、家計の資料を見ながら話す

次回確かめること

〔奥さま〕の、来年からの働き方の予定

次の行動

自分：11月5日までに、教育資金の資料を用意する
お客様：源泉徴収票を用意していただく

お礼の文面の下書き

〔お客様〕様　本日はお時間をいただき、ありがとうございました。次回は…

〔お客様〕〔奥さま〕という書き方が、気になったかもしれません。これが、この記事でいちばんお伝えしたい所です。

渡す前に決めておく3つのこと

結論：議事録をAIに渡す前に決めておくのは、「入れない情報」「記号に置き換える言葉」「送る前に読む」の3つです。お客様の氏名・生年月日・住所・証券番号や、健康状態・告知の内容は、所属先のルールで認められていない限り入れません。お名前や勤め先など、だれのことか分かる言葉は、記号に置き換えます。そして、送る文を毎回自分の目で読んでから頼みます。

1. 入れない情報
氏名・生年月日・住所・証券番号、健康状態や告知の内容
2. 記号に置き換える
お名前・勤め先・ご家族のお名前を、〔お客様〕のような記号に
3. 送る前に読む
送る文を、最後まで自分の目で読む

1. 入れない情報

お客様の氏名・生年月日・住所・証券番号
健康状態・告知の内容・病名
保険会社の社外秘の資料（引受の基準など）
パスワードやログインの情報

所属先のルールが、いつも先です。ルールが見当たらないときは、入れない前提で考えます。

2. 記号に置き換える言葉

お名前・ふりがな・住所・電話・メール・勤め先・ご家族のお名前は、記号に置き換えます。〔お客様〕〔奥さま〕〔お客様の勤め先〕のような書き方です。

年齢や年収のような数字は、まとめや次の準備に使うので残す、という考え方もあります。ただ、氏名を外しても、家族・仕事・病歴などの組み合わせで、だれのことか分かってしまうことがあります。どこまで送ってよいかは、所属先の規程に合わせて決めます。

3. 送る前に読む

記号に置き換えても、病気やお金の話は、そのまま送られます。置き換えの漏れも起こります。だから、送る文を最後まで自分の目で読むことが、いちばん確かな対策です。

記号に置き換える：渡す前と、渡したあと

結論：記号に置き換えるときは、「どの記号がだれか」の対応表を自分の手元にだけ置き、AIには記号の入った文だけを渡します。AIの答えも記号のまま返ってくるので、受け取ったあとに、自分の手元で元のお名前に戻します。こうすると、AIに渡る文の中に、お名前や勤め先が残りません。戻すときは、お名前に「様」を付けるといった決まりも、先に決めておきます。

渡す前のメモ（架空のお客様）：赤い所が、だれのことか分かる言葉

佐伯拓也さん（40歳）。ABC物産にお勤め。
奥さまの美咲さんは、来年からパートの時間を増やす予定。
長女が来年、小学校に入学。教育資金の準備を相談したい。次回は源泉徴収票を見ながら。

AIに渡す文（記号に置き換えたあと）：黄色い所が、記号

〔お客様〕（40歳）。〔お客様の勤め先〕にお勤め。
〔奥さま〕は、来年からパートの時間を増やす予定。
長女が来年、小学校に入学。教育資金の準備を相談したい。次回は源泉徴収票を見ながら。

どの記号がだれかの対応表は、自分のパソコンの中にだけ置き、AIには渡しません。〔お客様〕＝佐伯拓也様、〔奥さま〕＝佐伯美咲様、のような表です。

渡す前と、渡したあとの流れ

パソコンの中（送る前）

1
元のメモ
佐伯拓也さん・ABC物産・美咲さん
2
記号に置き換える
対応表は、パソコンの中にだけ置く
3
送る文を読む
〔お客様〕・〔お客様の勤め先〕・〔奥さま〕

対応表（AIには送らない）

〔お客様〕: 佐伯拓也様
〔お客様の勤め先〕: ABC物産
〔奥さま〕: 佐伯美咲様

記号の入った文だけを送る

外のAI

記号のまま整理して、答えを返す

答えも、記号のまま戻ってくる

パソコンの中（戻ってきたあと）

4
AIの答え
〔お客様〕様　本日はお時間をいただき…
5
対応表で、元に戻す
敬称の決まりも当てる（文面の始まりは「様」）
6
できあがり
佐伯拓也様　本日はお時間をいただき…

赤い言葉は、パソコンの外へ出しません。AIに渡るのは、黄色い記号の入った文だけです。

戻すときの「様」に気をつける

私の講座で、この流れを試したときのことです。記号を元のお名前に戻すと、お礼の文面が「〇〇〇〇、このたびは…」と、お名前の呼び捨てで始まっていました。記号を戻すだけで、敬称を付ける決まりが無かったためです。文面の始まりは「〇〇〇〇様」、文の中は「〇〇さま」のように、戻し方の決まりも決めておきます。

頼み方の例（コピーして使える）

結論：議事録をまとめてもらうときは、「何に分けるか」「守ること」「渡す議事録」の3つを、1回の頼みにまとめて伝えます。守ることには、記号を変えずに使うこと、議事録に無いことを足さないこと、商品のおすすめや保険料の計算をしないこと、を入れます。分からない所は「確認が必要」と書いてもらうと、AIが想像で埋めるのを防げます。

議事録をまとめてもらう頼み方の例

次の面談の議事録を、4つに整理してください。
1. 決まったこと
2. 次回確かめること
3. 次の行動（だれが・いつまでに）
4. お礼の文面の下書き（300字以内・やわらかい言葉で）

守ること：
・〔 〕の記号は、1文字も変えずにそのまま使う
・議事録に書いていないことは、足さない。分からない所は「確認が必要」と書く
・商品のおすすめや、保険料の計算はしない

（ここに、記号に置き換えた議事録を貼る）

最初は、上の架空のメモで試してみてください。返ってきた答えを読むと、AIがどこまで正確に拾うか、どこで言葉を変えてしまうかが分かります。

録音・文字起こしを使うときの注意

結論：面談を録音して文字起こしを使うと、メモを取る手間は減ります。ただし、録音は、お客様に目的を伝えて了承をいただいてから行います。録音の保存先、文字起こしのサービスの保存先、AIへの送り先は、それぞれ別のこととして、所属先のルールで確かめます。保険の面談記録に向けたAIのサービスもあります。使うときは、所属先がそのサービスを認めているかを先に確かめます。

録音から、AIに送るまでに確かめる4つ

お客様の了承
何のために録音するのかを伝え、了承をいただく
録音の保存先
どこに、いつまで置くか。消すのはいつか
文字起こし
音声や文字を、どこに置くサービスか
AIへの送り先
全文を送るのか、記号に置き換えた文を送るのか

パソコンの中に置くことと、外のAIに送ることは、別の話です。ひとまとめにせず、1つずつ確かめます。

AIのまとめを、記録にする前に確かめること

結論：AIのまとめは、記録の下書きです。そのまま残さず、次の3つを確かめます。議事録に無いことが足されていないか。お客様の言葉の意味が変わっていないか。次の行動の期限と担当が合っているか。お客様の意向や、提案の理由の記録は、AIの言葉ではなく、面談で確かめた内容にもとづいて自分で整えます。記録の中身に責任を持つのは、募集人本人です。

足されていないか：議事録に無い話や数字が、まとめに入っていないか
言葉が変わっていないか：お客様が「考えたい」と言ったことが、「決めた」になっていないか
期限と担当は合っているか：次の行動の「だれが・いつまでに」が、面談のとおりか
お礼の文面は自分の言葉か：送る前に、自分の言葉で読み直す

赤ペンで確かめる（例：言葉が変わっている）

AIのまとめ~~〔お客様〕は、教育資金の準備を始めることに決めた。~~

元のメモ教育資金の準備を相談したい。次回は源泉徴収票を見ながら。

「相談したい」が「決めた」に変わっています。お客様の言葉の意味は、元のメモと見比べて確かめます。

正式な記録は、所属先の様式で

AIのまとめは、自分のための整理です。所属先の正式な帳票やシステムに残す内容は、その様式とルールに沿って、自分で確かめた内容を入力します。くわしくは生成AIを使うときの注意点をご覧ください。

チャットのAIとAIエージェント、議事録ではどう違う？

結論：1回きりなら、チャットのAIに、記号に置き換えた議事録を貼るだけでも整理できます。ただ、毎週の面談のたびに、置き換えて、貼って、同じ頼み方を打ち直すのは手間です。AIエージェント（Claude Codeなど）なら、置き換えの決まり、まとめの形、お礼の文面の書き方を、ファイルとして残せます。自分のパソコンのフォルダに置いておき、毎回同じ手順で進めてもらえるのです。毎週くり返すなら、AIエージェントが向いています。

議事録をまとめるときの違い

チャットのAI

置き換える↓貼る↓頼み方を打つ

毎回、この3つを自分の手で行います。送る前に読むのも、自分で気をつけます。

向いている使い方 1回きり・ときどき

AIエージェント

決まりのファイル＋議事録↓同じ手順で整理

置き換えの決まりと、まとめの形を、ファイルにして渡しておけます。送る文を、毎回画面に出してから頼む流れにもできます。

向いている使い方毎週の面談のたび

面談のあとの整理は、AIエージェントで解決できます。置き換えて、読んで、まとめてもらい、元に戻す。この流れを、毎週同じ形で回せるようになるからです。

AIエージェントを使ってみたい方は、Claude Codeの始め方から始めてみてください。保険募集人向けAI講座では、架空の議事録を使います。置き換えから整理までをAIエージェントに任せられる形を、講師と一緒に作っていきます。

よくある質問

本物のお客様の議事録を、AIに渡してもいいですか？

所属先のルールで認められている範囲でだけ使います。ルールが見当たらないときは、渡さない前提で考えます。練習は、架空の議事録で行います。お名前を記号に置き換えても、病気やお金の話はそのまま残る点に気をつけてください。

録音した面談を、そのままAIに渡してもいいですか？

所属先のルールと、お客様の了承が先です。録音は、お客様に目的を伝えて了承をいただいてから行います。録音の保存先、文字起こしのサービス、AIへの送り先も、それぞれ所属先のルールで確かめます。

AIのまとめを、そのまま面談記録にしてもいいですか？

そのままにはしません。議事録に無いことが足されていないか、お客様の言葉の意味が変わっていないかを確かめます。所属先の正式な記録は、その様式とルールに沿って、自分で確かめた内容を残します。中身に責任を持つのは、募集人本人です。

※この記事は、2026年10月時点の情報をもとにしています。例に出てくるお客様・会社は、すべて架空のものです。お客様の情報の扱いは、所属する保険会社・代理店の規程に従ってください。本記事は法的な助言ではありません。

商談の議事録をAIでまとめる保険募集人が、渡す前に決めておく3つのこと

この記事の結論